内容証明の出し方
内容証明の出し方
内容証明の取り扱い郵便局
- 集配郵便局と郵便事業会社が指定した郵便局のみ
内容証明郵便は、郵便局ならどこでも出せるというものではなく、集配業務を行っている比較的大きな郵便局か、郵便事業会社が定める内容証明取扱店に限られています。あらかじめ電話で確認するか、お近くの郵便局でお尋ね下さい。
- 取扱郵便局を確認する
内容証明郵便は、差出人の権利義務に重大な影響を及ぼすものですし、また内容証明郵便の手続きは煩雑であるので、内容証明郵便の知識を持った、取扱いが可能な郵便局だけが行うことになっています。下記のホームページでも確認することが出来ます。
郵便局に持参するもの
- 郵便局で内容証明を出すには次のものが必要です。
- 内容証明にする手紙文3通（同文のもの）
- 差出人の印鑑（代理人の場合は代理人のもの）
- 封筒1通（大きさ、種類は特に決まりはありません）
- 郵便料金（内訳はこちら）
郵便局へは上記を揃えた上、封をせずに持って行ってください。封筒の表面に受取人の住所氏名、裏面に差出人の住所氏名を記入します。印鑑に関しては、必ず持参しなければならないという訳ではなく、訂正箇所などがあった場合に訂正印として必要になる場合があるので持参して行ったほうが無難です。
郵便窓口での手続き
- 内容証明文3通と封筒を窓口に提出する
内容証明文の同文3通と封筒1通を窓口に出すと、郵便局員によってその文書が内容証明としての要件をきちんと備えているかどうか、ルールに従って書かれているかどうか確認します（字数、訂正印、契印があるかなど）。所要時間は部数にもよりますが、だいたい10~20分程度。
- 「書留･特定記録郵便物等受領証」を受け取る
チェックが終わり問題が無ければ、3通のうち1通を郵便局で保管し、1通を差出人に渡します。残りの1通は受取人に郵送されるもので、郵便局員立会いの下、差出人が封筒に入れて封をし、郵便局員に渡して終了です。
この時に郵便局員から「書留･特定記録郵便物等受領証」が手渡されます。これには、差出人、受取人、引き受け日付、引き受け番号が記載されていますので大切に保管してください。後日、万一内容証明郵便が配達されなかった場合に生ずる損害を郵便事業会社に請求するときに必要ですし、保存された内容証明郵便の閲覧や再度証明してもらう時にも必要となってきます。
必ず配達証明にする
- 内容証明は配達証明付で
郵便局の窓口で内容証明郵便を出す際は、必ず「配達証明付でお願いします」と申し付けてください。ただ内容証明郵便の手続きをしただけでは、当然には配達証明は付きません。
配達証明というのは、郵便局が「〇〇年〇〇月〇〇日、受取人に配達したことを証明します」という郵便物配達証明書のことです。これで、内容証明郵便がいつ配達されたかを証明できます。
閲覧と再度証明について
郵便局で内容証明を閲覧する
- 保存期間は5年間
郵便局は、内容証明郵便を5年間保存しておくことになっているので、その期間であればいつでも閲覧することが出来ます。閲覧できるのは、差出人のみで、受取人や第三者は閲覧できません。
差し出した内容証明郵便を紛失してしまった場合は、特定記録郵便物等受領証を示し、自分が出した内容証明郵便を閲覧する事が出来ます。閲覧料は平成21年9月1日現在420円です。
内容証明郵便の再度証明をする
- まったく同じものを作成する
差出人が、内容証明郵便を紛失してしまった場合は、郵便局で閲覧をし、まったく同じものを作成し郵便局へ持っていくことで、その文章が内容証明郵便として差し出されたことを再度証明してくれます。この証明期間も5年間となっています。再度証明料は平成21年9月1日現在420円（2枚目から250円増し）となっています。
